Spektrum rf:s dataskyddspolicy

Syftet med det här dokumentet är att förmedla information för de personer inom Spektrum rf som behandlar föreningens olika personregister.

För tillfället använder sig föreningen av två personregister:

• Spektrum rf:s medlemsregister
• Spektrum rf:s evenemangsregister

Det här dokumentet samt de enskilda registrens beskrivningar bör uppdateras alltid vid behov. Föreningens styrelse ansvarar över granskandet och uppdaterandet av föreningens datasäkerhetsdokumentation.

Varje styrelsemedlem bör bekanta sig med den aktuella dataskyddspolicyn samt den gällande dataskyddsförordningen.

I överlag bör principen om minsta olägenhet följas i behandlandet den registrerade personens uppgifter.

Användarrättigheter

Rättigheterna att behandla register som innehåller personuppgifter bör begränsas till så få personer som det praktiskt är möjligt och ändamålsenligt. Rättigheterna bör uppdateras alltid vid behov och minst en gång per år i samband med att föreningens styrelse byts. Huvudansvaret på uppdateringen av rättigheterna ligger på föreningens ordförande.

Uppgifternas lagringstid

Personuppgifter bör sparas i registren bara så länge som det ursprungliga syftet med registret förutsätter. Den maximala lagringstiden för uppgifter bör specificeras skilt i varje registers registerbeskrivning.

Granskning och rättande av personuppgifter

Varje person i registret har rätt att granska sina uppgifter i registret och vid behov kräva att uppgifterna korrigeras. En begäran om granskning och/eller korrigering av uppgifterna bör sändas skriftligt till kontaktpersonen som specificeras i registerbeskrivningen.

Registeransvariga svarar på begäran inom den tid som fastställts i EU:s dataskyddsdirektiv och har vid behov rätten att kräva att personen bevisar sin identitet.

Publicering av uppgifter

För att uppgifter skall kunna göras offentliga, bör de registrerade personerna ge sitt godkännande. Godkännandet måste alltid vara frivilligt och får inte vara ett krav för att t.ex. få delta på ett evenemang.

Föreningsmötenas mötesprotokoll utgör ett undantag till det ovannämnda i och med att deltagarnas namn bör antecknas i en bilaga till protokollet. Detta bör nämnas i möteskallelsen.